深圳展位搭建公司会展资料与合同的管理

展会资料搜集

为了保证资料的系统性、完整性和针对性，应通过多种渠道进行搜集：

1，个别搜集，即向有关人员或资料编印人、保管人及有关部门直接搜集。

①凡场馆处理完毕、有归档要求的文件、资料及其他材料均要归档保存。

②每年在规定的时间由档案室协同各部门做好档案搜集工作。搜集之前，档案管理员不定期对各部门情况进行调查了解和掌握。

③各部门文件的搜集按确定的顺序进行，由档案室统—安排。

④文件进入档案室时，由移交部门填写文件明细表一式两份，交接双方签字后，各留一份备查，《卷内文件目录》《卷末备考表》及文件一并交给档案室（《卷内文件目录》《卷末备考表》由档案室统一发放)。

⑤档案室针对《卷内文件目录》和《卷末备考表》核实文件，核实无误后归档。

2，社会搜集，深圳展位搭建公司根据征集方案提出具体要求，通过会议或信函，将征集表格寄发有关单位或个人，请其代为搜集。

3，若是场馆自办会展活动，要求策划部门提供全套资料; 若是出租展厅则要求承办单位提供全套资料。

会展信息的搜集与场馆信息发布和管理

会展场馆的信息工作

会展场馆内部同外界之间的物质、能量交换必须以信息交换为基础和先导，场馆在整个经营管理活动中，贯穿着人流、物流、资金流和信息流。前三大流的畅通取决于信息流程的畅通。

信息与会议、展览更是紧密联系、相互促进的。信息是会展赖以产生的基础。各类会议展览首先需通过各种信息源，有针对性地搜集各种信息（如经济信息、科技信息、产品信息、市场信息、需求信息等），在比较鉴定、去伪存真、去粗取精的基础上，做出办会、办展的决策，使展会适应社会的需要并取得好的效果。

会展场馆档案资料室建筑，一般与场馆的办公部分结合在一起，也可独立建筑。由于会展场馆的性质和规模的不同档案资料室的规模也不尽一样。一般中小型场馆，其主要任务是保存会议展览资料和业务档案，兼有图书、报刊的借阅任务建筑和设备比较简单。一些较现代化的大型会展场馆和博物馆，档案资料室除保管借阅外，还有资料的修复、复制、编辑、发行等任务，其业务技术用房较为齐备，如资料阅览室，照相和翻拍洗印用房，静电复印室，翻印装订室，声像档案保存和处理室，中心控制室，裱糊室，除尘室，接收室，以及整理编目、编研、出版、发行、美工、消毒、广告室等。还有办公室、会议室、打印室、储藏室及厕所等辅助用房。

档案资料室建筑应按有关设计规范进行设计，特别要满足防护要求。其内容包括外围结构保温，隔热，温湿要求，防潮，防水，防日光及紫外线照射，防尘，防污染，防有害生物(虫鼠等)。还应注意资料室和其他设施的防盗要求，安装报警装置。档案资料室内部的隔墙应采用耐火极限不少于2小时的非燃烧体，防火门宽不小于1 m。在业务及技术用房内应设卤代烷、二氧化碳等气体灭火装置或其他消防设施，并应设于较明显的位置。另外烟囱不应穿越或靠近建筑，资料库区安全出口不少于两个，门要向外开，楼梯采用封闭式。有的房间应设有窗式或集中空调，房间温度应根据要求进行采暖设计。档案资料室内层及顶层不应设置给水设施，生活污水管应与资料室保持一定距离。各房间的灯光照明应根据要求配置。

档案资料室建筑在大中型场馆中，应与展厅、会议厅有一定的距离，深圳展位搭建公以便于独立管理;对于小型的会展建筑，一般有直接对外的入口，以方便接洽和管理。若是设置在多层楼房的场馆档案资料室，则应尽量按照以上要求来装修和配置。