展会设计公司展会前准备工作规程

(1)展位搭建

(2）预约租赁服务项目的管理

①客户电话咨询服务项目的收费标准和需要提供展具租赁服务的图样时，服务人员应耐心、细致、及时地给予答复。

②客户电话、传真预约服务项目，受理人员应向客户复述预约内容，经核对确认后，明确告知预约人服务项目的保留期限并在《展具电器预约租赁登记表》中做好记录。

③客户预约租赁的服务项目不属于《展具电器预约租赁登记表》中的项目，可登记在“备注”栏，并与服务项目管理部门做好预约租赁服务项目的咨询，落实后及时回复客户。

④展厅服务台和仓管员根据《展具电器预约租赁登记表》的记录，准备好预约租赁的器材;客户在预约的时间内到现场时，按照本工作规范中关于租赁服务管理给予办理相关手续，提供服务;超过预约时间，将不保留所预约的服务项目。

⑤仓管员根据现场租赁情况进行设备、器材库存数量统计，保障现场租赁的有序进行，若服务项目已无库存量时，要及时通知各展厅服务台，终止提供该项服务。

(3)展会设计公司提前到达货物的管理和运输准备工作

(4)保洁管理

(5)绿色植物租摆准备工作

(6)租赁物品管理

场馆部根据展会的不同性质或现场租赁物品出租量，协调、调度服务人员，提供足够数量的租赁物品和运输工具，做好租赁物品和运输工具的就近存放工作，并移交展厅厅长。

一、 参展前的准备工作

1、准备企业参展资料：企业宣传画册、企业产品宣传单页、问卷调查表、笔记本电脑、U盘（企业宣传视频）、赠送小礼品、手提袋等。

2、新闻媒介传播：针对本次展会应事先准备好2-3篇宣传稿，在展会开展之前提前造势，预算充足的话还可以邀请专业媒体参加展会，以方便届时更进一步的传播。

3、准备企业参展产品：根据展会选择合适的展品参加展会，并于参展前一周时间做好各项产品的调试，不定期检查，同时准备好与展会相关的各项设备及仪器，确保展会顺利开展。

4、购置展会易消耗办公用品：比如中性笔、记号笔、订书机、笔记本、等都可以多准备一点，以备不时之需。

5、展会之前提前预定往返飞机票、高铁票、酒店住宿、餐饮等，尽量选择离展览馆较近的酒店。

6、确定参展人员名单：企业应提前确定好参展人员名单，同时应对相关参展人员进行培训，熟练掌握公司相关产品知识以及产品演示技术，确保以最佳的状态来应对展会上可能遇到的各种各样的问题。

二、参展人员行为规范参考

1、参展人员应统一着装，佩戴公司铭牌。男士应保持面容清爽干净，不蓄长发，不留胡须；女士长发应术于脑后，化淡妆、整洁干净即可。

2、根据展览会的性质选派合适的人员参展，通常参展人员包括公司领导、技术人员、协调人员、销售人员、接待人员等。若是国际展览的话，最好还需要配备专业的翻译人员，展位过大的话也要考虑相应的安保人员。

3、提前准备好参展需要的物品，比如展柜、条幅、企业宣传资料（中英文）、企业产品资料（中英文）、笔记本电脑、客户联系簿、饮用矿泉水、附赠给潜在客户的礼品等。

4、展览会需根据工作量的大小决定安排工作人员的数量，数量若是展出时间过长的话，可以考虑两到三批的工作人员进行排班，以免因过度疲劳影响参展人员的工作效率。

5、参展工作人员在展会期间应活力满满，时刻面带微笑，言语谦和，有耐心、尽职尽责地解决观展人员的疑问。当有参观者走进展台时，工作人员应起身迎接，并热情地与参观者打招呼，询问对方是否需要帮助。可以使用礼貌用语：“您好，请问有什么我可以帮您的吗？”需要注意的是工作人员应靠边站在过道旁，避免站在过道中间遮挡视线的地方同客户打招呼。

6、由于参展观众较多，所以参展人员应及时整理展台和宣传资料，保持展台整洁。同时严禁在展台吸烟、吃东西、打电话、看报纸杂志、闲聊、怠慢参展者或是以貌取人。同时严禁工作人员对待客户冷漠、或是强迫客户购买产品等。

7、参展人员应该明确分工，展会设计公司协同合作，每个人都应做好自己的分内职责。企业销售人员在向客户介绍产品时，应注意分寸，不可夸大其词。因为参展观众中有很多都是内行，脱离实际情况、夸大其词很容易引起潜在客户的反感，进而有可能丧失与客户合作的机会。