上海展会装修会展用品的准备

会议与展览对酒店场馆服务范围的要求不同。会议依赖于场馆提供的全面服务，包括音响、场地布置、餐饮宴会服务等;展览的一些服务如展台的搭建、运输等，多数由参展商自己或雇佣展览承包商负责完成，展览区只提供基础设施。

一、会议用品与设备的准备内容

会议用品与设备的准备要落实专人负责，具体内容有以下几类。

(1）会前制定计划。计划应当写明:所需物品和设备，包括名称、型号、数量;物品和设备的来源，如租借、调用采购等;所需的费用等。

(2)提前准备到位。准备充分，安装调试到位。

(3）节约成本。要严格按照会议的经费预算执行。

二、会场基本设施

(1）桌椅。桌面一般铺有桌布。

(2)讲台。讲台面应足以放置水杯和书写文具笔、纸、粉笔和雷射笔，讲台高度应适中，走道要有一定照明，防止演讲者被电缆和其他障碍物绊倒。讲台上一般有放置讲稿的小台架，如放在桌上则称桌架，如直接放在地板上，则称为讲稿架

(3）布件。上海展会装修主要有会议室和宴会布件，如会议室和宴会厅台布、台裙、椅套、筷套等。

(4)席位卡。会议席位卡在涉外会议中通常为中英文双语设计，且正反两面所注内容完全相同。(5）照明设备。照明质量的基本要求有:照度均匀;照度合理;抑制眩光。

(6）地毯。地毯的铺法有满铺、散铺以及满散结合式三种铺法。

(7)空调通风设备。利用空调设备对某一空间的空气进行温度、湿度、洁净度和风速调节，使空气的质量符合会议的要求。夏天温度要求保持在26℃—28℃间，冬天保持在24C—26°℃间;相对湿度要求夏天在50%—70%范围内，冬天235%;室内要保持一定量的新鲜空气，室内空气流速为0.1—0.5米/秒，以0.1—0.2米/秒为最佳。

三、常用文具的准备

(1)签字笔。在签字仪式上，所使用的签字笔应该专门使用，能够体现签字代表的身份。

(2)铅笔。会议开始前应准备好，也可备上圆珠笔、水笔。铅笔需事先削好，并统一摆放于与会者座位的右上方，最少每人准备2支，以备交替使用。

(3）纸张。纸张摆放因其需要而定，必须统─摆放，且其质地规格必须一致。

(4)专门用品。专门性会议上所使用的物品，如颁奖会上的奖品与证书、选举会上的选票和投票箱、开幕式剪彩工作和彩带等。

四、生活用品的准备

(一)茶具

茶具是会议接待服务必备的服务用具之一，包括茶杯、茶碗、茶壶、茶盏、托盘等饮茶用具。在会务接待服务中使用最为广泛的主要为瓷器茶具。如果选择矿泉水、果汁作为会议用饮料，一般应根据会议规格使用中高档的玻璃水杯。

(二)饮料

(1）矿泉水。根据会议时间长短确定小瓶或大瓶，根据会议规格确定品牌。

(2) 茶水。第一次续水时间为会议开始后30分钟，以后每40分钟一次。如果会议持续的时间比较长，在续水三次后应该为与会者重新泡茶。

(3)其他饮料。如果汁、椰汁、咖啡等。

(三）烟灰缸

烟灰缸一般2—3人使用一个比较合适。一般烟灰缸里面烟头不得超过2个，如撤换烟缸，应用干净的烟缸盖在脏的烟町上，将两个烟缸同时撤下，随后放到托盘内，将干净的烟缸放到原处。

(四)“请勿吸烟”标志

如果会议不允许吸烟，上海展会装修在会议开始前应该在每一个与会者都能够看到的地方摆放“请勿吸烟”的标志，提醒与会者不要吸烟。如果会议的时间比较长，可以给吸烟的客人专门开辟一个吸烟室。